Dalam berkegiatan, setiap UKM harus sepengetahuan Wakil Ketua III bidang Kemahasiswaan, dapat berbentuk proposal kegiatan, surat pemberitahuan, atau secara lisan.
Untuk membantu UKM dalam membuat surat ijin mahasiswa, berikut ini format minimal yang dapat diikuti sehingga semua pihak (BAA, Kemahasiswaan, UKM) dapat melaksanakan kegiatan dengan baik.
Untuk kegiatan yang akan dilaksanakan diluar kampus, dan lebih dari satu hari (menginap), maka kegiatan tersebut harus dilengkapi dengan: